Desde los avances tecnológicos tan prominentes que venimos viviendo conforme pasan los años, es inevitable decir lo “cómodo” que se nos ha vuelto vida a los seres humanos desde un punto de vista eficiente, no me vayas luego a malinterpretar. Estos avances nos ayudan a ser más eficiente en el tiempo y a tener una capacidad de trabajo mucho más rápida y efectiva en muchos aspectos.

Un ejemplo claro es la gestión de eventos, si eres una empresa que se dedica a las organización y gestión de eventos, congresos u otros tipo de actividades similares sabrás perfectamente a qué me quiero referir, y es que organizar y gestionar este tipo de actividades antes suponían tareas muy complejas y requerían de mucho tiempo, lo que a día de hoy ya no es un problema que te quite el sueño gracias a las múltiples herramientas digitales que existen para organizar y gestionar tus eventos de la mejor manera.

¿Qué es un software para gestionar eventos?

Un software para gestión de eventos consiste en una herramienta digital que todo organizador de eventos debería emplear en el desarrollo de estas actividades. Estas están preparadas para ayudarte a planificar, organizar y gestionar cualquier actividad similar, permitiéndote enfocar en un único espacio digital (aplicación web o App móvil) otras herramientas imprescindibles para su organización.

Además, nos encontraremos con dos tipos de software diferentes, están los que por un lado solo se centran en procesos más específicos como el registro/inscripción o venta de entradas, mientras que otros son más generales y completos, también conocidos como software todo en uno (All in one) que abarcan todas las soluciones posibles relativas a la gestión y comunicación de los eventos, ferias y congresos.

Funciones principales

Las funciones de un software para gestión eventos se van a centrar principalmente en controlar todas aquellas tareas que antes eran necesarias realizarlas por separado, para ahora realizarlas simultáneamente en un mismo espacio como, por ejemplo:

• Gestión de inscripciones, pagos y cancelaciones
• Control y registro de ponencias y abstracs
• Evaluaciones durante y después del evento
• Proporcionar informes y estadística, gestionar comunicaciones
• Programas de facturación
• Agendar eventos y actividades dentro de este

10 Ventajas de un software para gestión de eventos

1. Digitalización del evento

La principal ventaja y la más evidente es la de tener tu evento o congreso en un espacio digital, esto te va a permitir expandir la imagen de tu evento a grandes escalas, estar disponible 24/7 para registros, pero sobre todo para acelerar procesos gracias a la tecnología.

En Sofware Congresos contamos con profesionales capacitados para llevar a cabo todo proceso de digitalización y programación que te haga falta.

2. Mejora la experiencia de usuario

Gran parte de esa mejora en la experiencia de usuario tiene que ver con la característica anterior, ya que, gracias a la digitalización del evento, tanto organizadores, congresistas como los participantes gozan de una accesibilidad más rápida y fácil a la información del evento, esto se debe principalmente al uso cada vez mayor que hacemos de los distintos dispositivos tecnológicos y que actualmente nos es mucho más practico gestionar ciertos trámites o procesos a través de un iPad, móvil u ordenador.

3. Diseño web adaptable o diseño responsive

Debido al aumento del uso de los distintos dispositivos tecnológicos, estos softwares para gestión de eventos han de adaptarse a los principales dispositivos móviles (smartphones, Tablet y ordenadores), para darte la facilidad de mantener el control de tus eventos desde cualquier dispositivo y lugar, con la mejor comodidad y con la posibilidad de gestionar cualquier incidencia al instante.

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4. Envió de comunicaciones automatizadas.

Es una de las ventajas más importantes de estas herramientas ya que pueden permitirte crear una red de contacto con los correos electrónicos de los participantes registrados a tu evento, lo que te ayudará a crear y diseñar campañas de email marketing con herramientas integradas y plantillas listas para realizar las promociones de tus eventos y otras actividades actuales y/o futuras.

También podrás enviar SMS automatizados a los asistentes sobre comunicaciones o actualizaciones de último minuto en tus eventos, de modo que puedas mantener informado de todo lo que pase antes, durante e incluso después del evento.

5. Planificación eficiente más rápida y controlada del evento

Continuando con lo que te explicaba anteriormente, una de las razones de porqué ahorrarás más tiempo en la planificación de tus eventos, es que podrás administrar varias tareas en un mismo espacio y muchas de forma automatizada, es decir, trabajas solo una vez y lo demás solo tendrá que ser supervisado.

Por lo tanto, otra cosa que te ayudará a mejorar tu planificación es la agenda/calendario que muchas de estas herramientas pueden integrar, lo que te va a permitir a ti como organizador, organizar las actividades que tendrán lugar en los días que se desarrollará tu evento o congreso, y visualizar el número de asistente para cada actividad. Del mismo modo le estas facilitando al usuario poder ver todas las actividades disponibles según que tema, día y hora.

6. Visualizar estadísticas e informes en tiempo real

Los softwares para gestión de eventos son capaces de mostrarte la evolución de lo que va ocurriendo con tu evento desde que empieza a ser comunicado, pudiendo gestionar el número de participantes, estadísticas de pago realizados y no realizados, tipos de participantes según su profesión, gestionar envíos de abstrats, estadísticas e informes de evaluaciones etc.

Por ejemplo, en nuestra herramienta Software Congresos podrás  comprobar estas características en el menú principal, donde encontrarás gráficos e informes que representan las estadísticas de la evolución del evento que tienes activo.

7. Elementos personalizados y adaptados al cliente

No tienes que preocuparte por el diseño que tendrá la página web de tu evento si no eres un profesional en diseño de gráfico, ya que la mayoría de los proveedores de sistemas para eventos cuentan con plantillas personalizables con tecnologías de “pinchar y arrastrar” y no necesitan de ningún tipo de programación.

No obstante, y si no te convencen las plantillas ya diseñadas y quieres algo aún más personalizado puedes comentárselo a tu proveedor (en caso que disponga de ese servicio).

En Software Congresos no contamos con plantillas personalizables para la web, aunque mejor aún, sí tenemos la facilidad de adaptarnos a las necesidades el cliente y diseñarles una página web atractiva y elegante con gran visibilidad para los participantes de tu evento.

8. Integración de herramientas externas

Sin duda es una de las ventajas más interesantes de estos herramientas para la gestión de eventos, ya que se pueden integrar diferentes plataformas que ofrecen servicios específicos como, por ejemplo, plataformas de pagos online (PayPal, Stripe, Paycomet…), herramientas de analíticas (p.e. Google analytics), herramientas para email marketing (mailchimp, Email Octopus…), herramientas para gamificación y herramientas de videollamadas, entre muchas otras más.

9. Optimización de los recursos

En todo momento te garantiza la máxima optimización de los recursos que se dispongan, así como las tecnologías avanzadas utilizadas en estos softwares para eventos.

Un ejemplo perfecto de lo anterior es el ahorro de tiempo y costes.

10. Es un optimizador del CRM (Customer Relationship Management)

Esto es posible gracias al desarrollo del networking o matchmaking a través del sitio web diseñado con estas plataformas y las distintas las herramientas que las integran, facilitando las interconexiones B2B y B2C, en cada etapa del evento.

Además, otras de las estrategias para potenciar el CRM dentro de tu evento son las gamificaciones, que se pueden desarrollar mediante de juegos, QUIZZ, encuestas rápidas etc.

Esperemos que te haya sido útil este post. Sí eres un organizador de eventos y te gustaría contar con una herramienta para llevar la gestión de tu evento, no olvides que siempre puedes visitar nuestra web Software Congresos y ponerte en contacto con nuestro equipo, te ayudamos en todo lo que necesites.

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