FAQ. Resolvemos las dudas sobre Eventos 5.0
día evento
A continuación, ofrecemos las respuestas a las principales FAQ que nos plantean para la resolución de dudas sobre eventos 5.0.
Mediante esta opción, esperamos ayudar a que entiendan mejor los servicios y soluciones para la gestión de Congresos y Eventos que ofrece eventos 5.0.
Si tiene otras consultas sobre nuestra herramienta de gestión de congresos y sus características, estaremos encantado de recibir su consulta y darle respuesta.
FAQ funcionales
¿Se pueden contratar distintos módulos por separado?
Por supuesto, aunque hay funcionalidades que van enlazadas en varios módulos. Por ejemplo se podría contratar solo el «Sitio Web del Evento», o además la Aplicación Web para Asistentes, Organizadores y Comités. Y no contratar soporte «In Situ» durante el transcurso del evento. Eventos 5.0 se amolda a las necesidades del evento.
¿Tengo que adquirir o comprar todos los dispositivos necesarios para el funcionamiento de Eventos 5.0?
Para utilizar eventos 5.0 basta con disponer de un ordenador y una conexión a Internet. En el caso de que usted necesite equipamiento adicional ya sea para el chekin, exposiciones o control de accesos, ponemos a su disposición los dispositivos necesarios en la modalidad de préstamo o alquiler. Aunque también cabe la posibilidad de que sean comprados por los organizadores para el uso en posteriores eventos.
¿Si no necesito todas las funcionalidades de Eventos 5.0 me costará más barato?
¿Cuántos usuarios pueden asistir a nuestro evento si lo hacemos online?
Actualmente realizamos eventos para diversos formatos, como formaciones, jornadas informativas, congresos, ferias … Nuestra tecnología y modo de licenciamiento no limita el número de usuarios.
¿Qué ventajas tiene que Eventos 5.0 sea Software SaaS?
Los programas bajo licencia de Software SaaS permiten abaratar los costes, ya que solo se paga por el tiempo de utilización del programa. Sin necesidad de asumir grandes costes en la compra de licencias perpetuas o de programas que se quedan obsoletos con el paso del tiempo. Además, los productos en modalidad de pago por uso, son soluciones que mejoran de forma continuada, manteniéndose siempre actualizadas e incorporando nuevas tecnologías y soluciones.
FAQ específicas
¿Si vendemos reservas de habitaciones para los asistentes a nuestros eventos, se controla el cupo de habitaciones? Para nosotros es vital no vender más habitaciones de las que tenemos bloqueadas en nuestros hoteles.
La solución dispone de un sistema de reservas de habitaciones que controla el número de habitaciones disponibles por hotel y por tipo de habitación (triple, doble, etc.). Incluso si varios usuarios están realizando reservas simultáneas, el sistema no permitirá confirmar más habitaciones de las disponibles.
¿Los hoteles con los que trabajamos pueden consultar la información de reservas o conocer el “rooming list”?
Desde luego, se puede proporcionar un usuario a cada hotel para que pueda consultar en todo momento esta información. Dependiendo de sus preferencias podrán decidir si quieren que el hotel vea la totalidad de reservas recibidas o sólo las reservas confirmadas.
En nuestros eventos permitimos que los asistentes lleven acompañantes, y por la naturaleza de nuestros eventos a veces son familias, por lo que hay varios acompañantes y los precios varían en función de cómo participen en el evento, esta solución permite recibir inscripciones con estos condicionantes?
FAQ Otras consultas
Control de accesos: ¿Cuando un usuario se registra en nuestro evento puede recibir su pase o tarjeta de acceso en ese momento o tenemos que hacerlo nosotros uno a uno?
Esto dependerá del tipo de control de acceso que deseen utilizar en su evento. Si van a utilizar un control de acceso con códigos de barras, el usuario podrá recibir por correo electrónico o descargar la tarjeta desde la página web, siempre y cuando su inscripción esté confirmada, es decir, se haya validado el pago.
La validación del pago es automática cuando se usan sistemas de pago On-line, y para pagos por transferencia bancaria deberá ser un operador quien confirme el pago de la inscripción.
Si optan por controlar los accesos con sistemas de radiofrecuencia, las tarjetas deberán generarse y codificarse para su posterior entrega al usuario, normalmente al realizar el Chek-in en el evento.
Si no disponen de los medios técnicos necesarios, nosotros nos ocupamos de la generación de tarjetas, codificación y registro en el sistema.
Facturación: ¿Esta solución genera facturas por los pagos recibidos o permite que nuestro ERP pueda importar esta información para emitir las facturas correspondientes? En nuestro caso el volumen de facturas por evento es alto y se hace compleja esta gestión.
La solución ofrece la contratación adicional de un Módulo de facturación que integra la solución VERIFACTU.
El usuario podrá solicitar la factura correspondiente a sus pagos en cualquier momento, verificando previamente los datos de cliente. Una vez verificada la solicitud, la factura será emitida y enviada a VERIFACTU, quedando disponible para su descarga por parte del cliente.
En caso de no optar por esta solución, eventos 5.0 emite albaranes y proporciona la descarga de información en formatos Excel y CSV para que pueda procesarlos en su propio software de facturación.
En nuestros eventos permitimos que los asistentes lleven acompañantes, y por la naturaleza de nuestros eventos a veces son familias, por lo que hay varios acompañantes y los precios varían en función de cómo participen en el evento, esta solución permite recibir inscripciones con estos condicionantes?
Área destinada a los asistentes al evento, donde podrán realizar su inscripción y cualquier otro trámite
