En las FAQ. Clic en “+” para ver la respuesta a cada una de las preguntas que se plantean.
FAQ generales
¿Evento online, presencial o híbrido?
En función de sus necesidades, eventos 5.0 le permite gestionar su evento, sea cual sea el formato elegido. Obviamente en la situación actual un evento online es más seguro y nos permite seguir celebrando jornadas y congresos que de otra manera se habría cancelado.
¿Cuántos usuarios pueden asistir a nuestro evento si lo hacemos online?
Actualmente realizamos eventos para diversos formatos, como formaciones, jornadas informativas, congresos… EL número de asistentes que nuestra tecnología admite nos permite trabajar con hasta un máximo de 10.000 usuarios conectados.
¿Qué ventajas tiene que Eventos 5.0 sea Software SaaS?
Los programas bajo licencia de Software SaaS permiten abaratar los costes, ya que solo se paga por el tiempo de utilización del programa. Sin necesidad de asumir grandes costes en la compra de licencias perpetuas o de programas que se quedan obsoletos con el paso del tiempo. Además, los productos en modalidad de pago por uso, son soluciones que mejoran de forma continuada, manteniéndose siempre actualizadas e incorporando nuevas tecnologías y soluciones.
FAQ funcionales
¿Se puede contratar los distintos módulos por separado?
Por supuesto, aunque hay funcionalidades que van enlazadas en varios módulos. Por ejemplo se podría contratar solo el «Sitio Web del Evento», o además la Aplicación Web para Asistentes, Organizadores y Comités. Y no contratar soporte «In Situ» durante el transcurso del evento. Eventos 5.0 se amolda a las necesidades del evento.
¿Tengo que adquirir o comprar todos los dispositivos necesarios para el funcionamiento de Eventos 5.0?
Para utilizar eventos 5.0 basta con disponer de un ordenador y una conexión a Internet. En el caso de que usted necesite equipamiento adicional ya sea para el chekin, exposiciones o control de accesos. Ponemos a su disposición los dispositivos necesarios en la modalidad de préstamo o alquiler. Aunque también cabe la posibilidad de que sean comprados por los organizadores para el uso en posteriores eventos. De esta forma se puede realizar una inversión inicial que permitirá abaratar mucho los costes de próximos eventos.
¿Si no necesito todas las funcionalidades de Eventos 5.0 me costará más barato?
Todas las funcionalidades pueden ser activadas o desactivadas dependiendo de las necesidades del evento. Lógicamente los precios por uso de Eventos 5.0 van en relación directa a las funcionalidades que se necesitan. Por ejemplo si utilizamos sistemas de control de presencia mediante identificaciones de radiofrecuencia se utiliza distintas tecnologías y dispositivos que si se utiliza un sistema de control de presencia mediante lectura de código de barras.
Control de accesos
¿Cuando un usuario se registra en nuestro evento puede recibir su pase o tarjeta de acceso en ese momento o tenemos que hacerlo nosotros uno a uno?
Esto dependerá del tipo de control de acceso que deseen utilizar en su evento. Si van a utilizar un control de acceso con códigos de barras, el usuario podrá recibir por correo electrónico o descargar la tarjeta desde la página web, siempre y cuando su inscripción esté confirmada, es decir, se haya validado el pago.
La validación del pago es automática cuando se usan sistemas de pago On-line, y para pagos por transferencia bancaria deberá ser un operador quien confirme el pago de la inscripción.
Si optan por controlar los accesos con sistemas de radiofrecuencia, las tarjetas deberán generarse y codificarse para su posterior entrega al usuario, normalmente al realizar el Chek-in en el evento.
Si no disponen de los medios técnicos necesarios, nosotros nos ocupamos de la generación de tarjetas, codificación y registro en el sistema.
Facturación
¿Esta solución genera facturas por los pagos recibidos o permite que nuestro ERP pueda importar esta información para emitir las facturas correspondientes? En nuestro caso el volumen de facturas por evento es alto y se hace compleja esta gestión.
La solución incluye módulo de facturación. Podrás definir la serie de facturación que deseas utilizar y el número inicial de factura, a partir de ahí, todo va rodado.
El usuario podrá solicitar la factura correspondiente a sus pagos en cualquier momento, verificando previamente los datos de cliente, una vez emitida la factura podrá consultar y descargarla cuando lo desee.
Por otro lado, si prefieres usar tu sistema de facturación, podemos facilitarle la sincronización entre sistemas para hacer esta tarea más sencilla, ya sea descargando ficheros formateados o mediante comunicación API REST.
Específicas
¿Si vendemos reservas de habitaciones para los asistentes a nuestros eventos, se controla el cupo de habitaciones? Para nosotros es vital no vender más habitaciones de las que tenemos bloqueadas en nuestros hoteles.
La solución dispone de un sistema de reservas de habitaciones que controla el número de habitaciones disponibles por hotel y por tipo de habitación (triple, doble, etc.). Incluso si varios usuarios están realizando reservas simultáneas, el sistema no permitirá confirmar más habitaciones de las disponibles.
¿Los hoteles con los que trabajamos pueden consultar la información de reservas o conocer el “rooming list”?
Desde luego, se puede proporcionar un usuario a cada hotel para que pueda consultar en todo momento esta información. Dependiendo de sus preferencias podrán decidir si quieren que el hotel vea la totalidad de reservas recibidas o sólo las reservas confirmadas.
En nuestros eventos permitimos que los asistentes lleven acompañantes, y por la naturaleza de nuestros eventos a veces son familias, por lo que hay varios acompañantes y los precios varían en función de cómo participen en el evento, esta solución permite recibir inscripciones con estos condicionantes?
Las inscripciones son completamente configurables y estos parámetros están incluidos. El número máximo de acompañantes que pueden incluirse en una inscripción lo decide la secretaría técnica del evento, y al mismo tiempo podrá definir distintos tipos de acompañantes y precios para su inscripción según sus criterios.